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服务东盟  在实践中提高专业技能——广西外国学院第14届中国-东盟博览会教师志愿服务工作记

2017-09-24 10:43 校新闻中心 凌玲

“曾经历过接待任务的人员都说,外宾接待工作很难做,既复杂又辛苦,提前两个月准备工作才可能完成做得好,你们能行吗?别人在问我们,我们也在问自己,当时的我们心情非常沉重,压力也非常大,因为我们只有5天的时间准备。”广西外国语学院教务处梁年凤副教授回忆这次东盟博览会接待外宾工作时说道。“在最紧迫关键时刻,学校领导给予了我们大力支持,给了我们坚定的信心”。

9月12日至15日,第14届中国—东盟博览会在广西南宁举行,多国政要外宾出席,绿城南宁再次吸引了全世界的目光。由教务处梁副教授领队,姚康、甘玉江、张鸣3位老师和12位学生组成接待团,共接待了美国、加拿大、澳大利亚、日本四个国家代表团18位代表。

广外参加美、加、澳、日四国外宾接待工作团成员合影

坚定信心  迎接挑战

9月3日星期天下午,当梁年凤老师匆忙地赶来学校的路上时,接到了宋亚菲副校长的电话——学校接到了东盟博览会翻译及接待工作任务。原以为只是派学生去参加翻译实践,为学生提供提高语言运用能力的一个机会,然而在9月4日上午,当梁老师从东盟博览会指挥中心外宾接待二组拿着沉沉一袋资料和工作手册时,那里的工作人员对她说:“这次你们学校接受的任务很艰巨,有美国、加拿大、澳大利亚、日本四国的来宾,请尽快熟悉接待工作流程”。

考虑到整个接待工作流程的复杂性,梁老师用了整整3个晚上的时间,通宵达旦读完厚厚的《第14届“两会”指挥中心接待工作部外宾接待二组工作手册》和《第14届中国-东盟博览会、中国-东盟商务与投资峰会》接待工作手册,尽快投入了工作状态。

第14届中国—东盟博览会开幕

“你们能行吗?别人在问我们,我们也在问自己”,当时接到任务的梁老师心情十分沉重,压力非常大。

在最紧迫关键时刻,学校领导给予了大力支持,抽调国交处和校长办公室负责同志来共同完成接待外宾的前期准备工作。在两个相关部门的支持协助下,梁老师的接待团队才缓缓地松了口气,心里平静下来,从而树立信心,坚定决心,迎接接待外宾工作挑战的到来。

广外梁年凤老师(左二)与加拿大、澳大利亚代表团嘉宾在第14届中国--东盟博览会开幕式现场合影

疏理工作  显著成效

外宾接待工作千头万序,疏理工作流程,在较短的时间里提高工作效率是当务之急。

从接待信息获取、证件办理、贵宾接待酒店用房管理、接待用车分配及调度、重要活动请柬领取和发放、贵宾抵离机场、火车站的迎送行程计划的安排,到“两会”重要活动翻译初步方案、第14届中国东盟博览会高层论坛等各项重要会议接待的安排,再到与美、加、澳、日四国联络官及时沟通联系,梁老师团队分别制定了广西外国语学院东盟博览会对口接待分工协作联系方式表,广西外国语学院第14届中国东盟博览会外宾接待行程表,2017年“两会”重要宾客抵离机场迎送安排表,美、加、澳、日四国团组参加开幕式和国宴人员统计表等大小共有20个表格。为应对在接待过程中出现意外事故,还制定了外宾接待应急工作方案和安排机动工作人员,以备急需调用。

至此,广西外国语学院第14届中国---东盟博览会外宾接待工作方案的架构己经形成。

从第14届中国—东盟博览会、中国东盟商务与投资峰会指挥中心和外宾接待二组指挥工作部的工作布置中得知,其他接待单位用两个月时间完成的任务,而广西外国语学院的团队只用5天(9月5日—9日)的时间就完成了。

南宁市副市长眭国华(前排右)在红林大酒店会见澳大利亚代表团一行

(广外姚康在现场负责澳方交传)

汇聚共识 友好合作

本届东博会共有美国、加拿大、澳大利亚、日本四国18位重要外国友人和来宾的接待任务分配给了广西外国语学院。

接待任务中,广外接待团接待“两会”开幕式盛会的重要贵宾12位;参与东博会各项高端现场翻译交传共8场;东博会期间及各区域间对外现场翻译交传共60次;为18位美、加、澳、日四国外宾提供优质的接待服务和现场翻译交传工作。

根据组委会外宾接待二组和各国联络官发来的指示,广西外国语学院接待团队把接待工作分成四个大团组,即美国团组、加拿大团组、澳大利亚团组和日本团组,每个团组由一名老师担任负责人,采取一对一的接待服务和翻译交传工作。在会期间,各团组充分发挥各自优势,无论在外宾的抵离迎送、酒店入住用餐、还是各项会议及活动的接待和翻译交传工作等,都游刃有余,受到各国外宾的高度评价和赞扬。

由广外姚康老师(左二)负责的澳大利亚团接待组成员与领队梁年凤老师合影

在翻译实践中进步

在这次东盟博览会中,对于老师和同学们来说,能够抓住机会进行语言翻译实践才是更重要的目的。因为在接待外宾过程中,主要是做陪同翻译,因此外语口语和口译能力得到了充分锻炼。

由甘玉江老师(左二)负责美国团接待组成员与领队梁年凤老师合影

在翻译工作中,学生出现的主要问题是词汇量不足,尤其是专有名词。服务期间会反复提到各个酒店、南宁各大景点、会展相关词汇等,词汇量不足会导致同学们沟通时捉襟见肘。虽然同学们在前期准备中也准备了大量相关词汇,但是总会有疏漏的地方,这时同学们就需要灵活应对。此次翻译实践,远比在学校按部就班地学习来得深刻,这对同学们来说也是一次很好的历练。

对负责澳大利亚团组的姚康老师、华南美国商团组的甘玉江老师、日本团组的张鸣老师来说,这次服务东盟同样也是一次难得的机会。在原本的计划中,老师负责统筹全组,主要完成接送机的任务,希望能把更多陪同翻译的机会留给学生。但计划总是赶不上变化,因为外宾们的行程变化很大,甚至原本有些要陪同外宾做翻译沟通的的团员也没能同行。

由梁年凤副教授(中)负责的加拿大团接待组成员合影

如在姚康老师负责的澳大利亚团组接待中,他的任务不仅仅是陪同翻译,还要承担多场交替传译工作,而在此之前他却从来没有做过一场正式的交传。对于姚康老师来说,这既是一个比想象中还要难的挑战,也是一个难得的机会。从这几场交传下来,他从第一场的临阵磨枪到最后一场的精心准备,从刚开始的手足无措到后来的游刃有余,慢慢“摸着石头前进”,也渐入佳境。“非常感激这次机会,让我实现了交传梦,同时也迈过了心理关。这是我最大的收获,也是最意外的收获”,姚老师在总结工作中说道。他希望今后有更多机会从事交替传译的工作,但最重要的是把自己的基本功打扎实,“打铁还需自身硬”。

由张鸣老师(右二)负责的接待组成员在会场合影

这就是广西外国学院第14届中国—东盟博览会接待团队的故事,在这些充满挑战的日子中,虽然没有想象中的轻松,但充实快乐。因为他们遇见的每一张笑脸,就是最好的鼓励;每一个对他们竖起大拇指的客人,就是前进的动力。